Inventaire des fichiers de renseignements personnels
Conformément aux articles 71 et 76 de la
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels, les renseignements personnels détenus par
le Ministère sont versés dans des fichiers et font l’objet d’une
description. Le Ministère établit et maintient à jour un inventaire de ces
fichiers et celui-ci est rendu disponible sur Internet conformément au
paragraphe 5 du premier alinéa de l’article 4 du
Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des
renseignements personnels.
Qu’ils soient numériques ou non numériques, les
fichiers de renseignements personnels font l’objet de diverses mesures de
sécurité qui en assurent la confidentialité. Parmi celles-ci, on retrouve,
notamment :
-
le contrôle d'accès physique aux locaux à l'aide d'une carte
magnétique ou d'un clavier;
-
les classeurs fermés à clé;
-
le contrôle préventif de l’accès au
fichier informatique à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe;
-
l’utilisation de journaux permettant
la vérification des accès;
- des mesures en matière d’utilisation de matériel et
de programmes informatiques dont le contrôle d’accès se fait par
identifiant et mot de passe.
De plus, des mesures de sécurité gouvernementales sont
appliquées pour l’information disponible sur Internet grâce à une
architecture comprenant des coupe-feu qui empêchent les accès non autorisés.
Descriptions de fichiers faisant partie de
l’inventaire ministériel
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